Les membres du personnel joueront-ils un rôle dans la phase de planification et de développement du DSC ?
Oui, leur participation est essentielle, car le DSC devra finalement soutenir le flux de travail clinique du personnel, et non l’inverse. Dans de nombreux autres dossiers de santé électronique (DSE), la réalité est que le personnel clinique doit se plier en quatre pour s’adapter aux exigences du logiciel. Il en résulte souvent un grand nombre d’employés insatisfaits, ce qui n’est pas ce que nous voulons. Nous voulons que notre DSC s’adapte aux flux de travail que notre personnel préfère - c’est pourquoi nous voulons que les personnes qui utiliseront le logiciel apportent leur contribution en participant à sa conception.
En effet, plus les équipes logicielles de Harris Healthcare comprendront l’environnement clinique de notre CIUSSS, mieux elles pourront construire le DSC de manière à soutenir ces équipes. De même, plus le personnel sera impliqué, meilleures seront les instructions données à Harris. La participation du personnel est cruciale tout au long de ce projet, afin que le produit final corresponde à la réalité de l’environnement de travail de notre CIUSSS. Notre message au personnel est le suivant : « Il s’agit de votre Dossier de santé connecté. Vous récolterez le fruit des efforts que vous y mettez ».
Comment le personnel sera-t-il impliqué dans l’avancement du projet ?
Le projet DSC sera coordonné par le Bureau de gestion de projet (BGP) du département de la Santé numérique. Cette coordination se fera en collaboration avec l’équipe de gestion du changement de la direction des ressources humaines, de la communication, des affaires juridiques et de la sécurité globale (DRHCAJ). Le moment venu, les membres du personnel seront invités à participer à diverses réunions et ateliers. Une fois les groupes de travail établis, le BGP suivra les progrès de chacun d’entre eux.
À quel moment le personnel clinique commencera-t-il à participer à la phase de conception du projet ?
En septembre 2022, des groupes de travail cliniques et administratifs clés ont été créés. Depuis, d’autres membres du personnel ont été contactés au fur et à mesure du développement de nouveaux groupes de travail portant sur des domaines ou des services spécifiques.
Si vous souhaitez participer au projet, veuillez écrire à 
dsc.chr.ccomt@ssss.gouv.qc.ca.
Le personnel étant très occupé de nos jours, est-il réaliste de lui demander de participer à l’élaboration du DSC ?
La réponse simple est « oui », même si nous sommes conscients que le processus ne sera pas facile. Il est important de se rappeler que l’une des raisons pour lesquelles le personnel est aujourd’hui si occupé est que notre mosaïque actuelle de systèmes numériques est très inefficace. Il est dans l’intérêt de tous d’investir du temps maintenant pour nous permettre de progresser plus tard.
Dans quelle mesure la participation des membres du personnel clinique prendra-t-elle du temps ?
Cela dépend de leur rôle professionnel et de leur domaine clinique/administratif. Nous prévoyons de demander aux responsables de l’ensemble de nos CIUSSS d’identifier les membres du personnel dont la contribution à cet effort serait précieuse. Certains employés pourraient être invités à participer à un seul atelier pendant une heure ou deux afin de fournir des informations sur leur environnement de soins et sur les types de problèmes qu’ils aimeraient voir résolus. En revanche, ceux qui jouent un rôle plus important seront davantage impliqués. Par exemple, une personne qui travaille Radiologie aura plus à faire, car nous commencerons à travailler sur l’interface entre le système de radiologie et le DSC.
Dans le cadre de notre collaboration avec les responsables des différentes directions, nous réfléchirons soigneusement avant de demander à leur personnel de consacrer beaucoup de temps au DSC. Par exemple, si nous avons besoin qu’une infirmière d’un étage particulier travaille sur quelque chose pendant une semaine ou deux, l’équipe de Santé numérique rencontrera d’abord le département des Soins infirmiers pour s’assurer qu’un remplaçant est disponible, afin que les soins aux patients ne soient pas affectés. Dans certains cas, les membres du personnel pourront effectuer leur travail de DSC dans le cadre de leurs tâches habituelles. Mais dans d’autres situations, des dispositions particulières devront être prises.
Comment le personnel pourra-t-il concilier ses responsabilités professionnelles et le travail supplémentaire lié au DSC ?
Le cas échéant, nous avons l’intention de fournir des ressources pour aider le personnel à accomplir tout ce qu’il doit faire.
La pénurie de main-d’œuvre actuelle aura-t-elle une incidence sur le projet ?
Nous comprenons que chaque secteur de notre CIUSSS est confronté à des difficultés en raison de la pénurie de main-d’œuvre. Néanmoins, le programme de développement du DSC est l’initiative stratégique technologique la plus importante de notre CIUSSS pour les années à venir, avec de nombreux avantages pour les patients et le personnel qui perdureront dans le futur. C’est pourquoi il est essentiel pour nous de mener cet effort à terme. Pour ce faire, des ressources seront fournies, le cas échéant, afin d’assurer la capacité nécessaire.
Que se passera-t-il s’il y a une autre vague de la pandémie de COVID-19 ?
Dès ses débuts, le projet de DSC a fonctionné dans le contexte de la pandémie. Nous avons beaucoup appris de cette expérience et, si nous sommes confrontés à une autre vague, nous continuerons à fonctionner aussi bien que possible dans cet environnement en constante évolution.
Qu’est-ce qu’un « agent de changement » et quel est son rôle ?
Devenir un « agent de changement » est une autre façon pour les membres du personnel de participer au projet du DSC. Un agent de changement est un membre du personnel qui a été choisi pour représenter son secteur ou sa profession durant le déploiement du Dossier santé connecté. Toute personne peut agir en tant qu’agent de changement en soutenant, en communiquant et en faisant la promotion du DSC, ce qui permet de maintenir le momentum et l’engagement au projet.
Les agents de changement travaillent ensemble au sein d’un réseau à l’échelle du CIUSSS pour s’assurer que les messages importants et d’autres informations sont transmis aux utilisateurs afin qu’ils fassent part de leurs commentaires tout au long du processus de développement. Collectivement, les agents de changement ne constituent pas un groupe décisionnel, mais ils peuvent servir de complément à l’équipe du projet.
Qu’est-ce qui constitue un agent de changement compétent ?
Quelqu’un qui est :
- Désireux et disponible pour contribuer à un projet
- Capable d’influencer les autres et de travailler sous pression
- Capable d’exercer un leadership positif et orienté vers les solutions
- Capable d’avoir une vue d’ensemble
- Bien informé sur son milieu et respecté par ses pairs
- Flexible et ouvert à l’innovation
- Capable d’être empathique et d’avoir de bonnes capacités d’écoute.
Dans quel délai les membres du personnel auront-ils l’occasion de voir une version préliminaire du DSC et/ou de son matériel de planification (par exemple, flux de travail, nouveau contenu) ?
Au cours des prochains mois, les membres du personnel choisis par leurs supérieurs commenceront à être invités à des ateliers de planification et à des séances de conception de logiciels.