Archives médicales CIUSSS


Nous protégeons l’information de votre dossier médical.

Bienvenue au service des Archives médicales !

Le service des archives médicales est le gardien légal de votre information de santé.
Une équipe professionnelle et dédiée, veille à la confidentialité et à la sécurité des informations contenues à votre dossier médical.

Votre consentement est requis pour que des parties de votre dossier soient transmises à qui que ce soit, sauf dans les cas prévus par la loi (ex. CSST, RAMQ, IVAC..) et chaque demande que nous recevons est analysée minutieusement par une archiviste médicale.

Depuis la constitution du CIUSSS Centre-Ouest-de l’île-de-Montréal en avril 2015 nos intervenants et professionnels ont accès à vos informations, mais toujours dans l’exercice de leurs fonctions, lors de vos épisodes de soins.

Sur support papier, la conservation de votre dossier est assurée par le service des archives médicales. En mode électronique, ce même service gère l’attribution des accès au dossier médical électronique selon le titre d’emploi et le rôle du personnel pour lequel cet accès est nécessaire.

Soyez assurés que les informations contenues dans votre dossier médical ne sont consultées qu’afin de vous dispenser les meilleurs soins et services possibles. 

Accès à l'information

Procédure temporaire Pandémie COVID

Pendant la pandémie , vous pouvez utiliser cette adresse courriel  Divulgation.archives.ccomtl@ssss.gouv.qc.ca pour envoyer votre formulaire de demande d’accès, correctement signé et daté, pour tous nos services d’archives médicales.

Nous nous occuperons de le faire cheminer adéquatement. Un simple courriel, sans formulaire attaché, signé et daté, ne constitue pas une demande acceptable.

 

FAQ

Cette  FAQ est disponible en version PDF.

Définition du dossier médical

Le dossier médical comprend plusieurs rapports en regard de la santé d’un usager. Ces documents sont disponibles dans le dossier papier ou sur ordinateur, de façon électronique.

À qui adresser ma demande?

Envoyer votre demande, par écrit, au service des Archives Médicales du site concerné, secteur Accès à l’information (voir adresses et coordonnées des sites).

Par la poste :
[adresse du site concerné]
A/S Archives Médicales

Sur place :
Du lundi au vendredi (sauf fériés)
Heures d’ouverture : 8 h à 16 h

Est-ce qu’une demande peut être envoyée par télécopieur ou par courriel?

Les demandes par courriel ne sont pas acceptées.

Nous accepterons les demandes par télécopieur mais l’information demandée ne sera pas retournée ainsi. Cette procédure n’est applicable que pour les cas urgents entre médecins et établissements.

Quel est le temps d’attente pour obtenir une copie d’un dossier médical?

Nous répondons aux demandes dans les vingt jours suivant la réception de celles-ci.

Cependant, dans un cas plus urgent, avec votre consentement, et votre présence à son bureau, un médecin dans un bureau privé peut appeler notre service et l’information lui sera envoyée par télécopieur, au bureau en question.

Que doit comprendre ma demande?

  • Nom et prénom de l’usager    
  • Date de naissance de l’usager
  • Numéro d’assurance maladie
  • Numéro dossier du site, si possible l’information recherchée (être clair et précis) [1]
  • À qui l’information doit être envoyée :
    Nom et prénom
    Adresse complète
    ou
    Numéro télécopieur (en cas d’urgence)
    Signature de la personne qui a légalement le droit de signer pour cette demande

Qui doit signer la demande? [2], [3]

A. Si usager de moins de 14 ans :

  • les parents (père ou mère) ou,
  • tuteur(s) ou curateur(s) ou,
  • Directeur de la Protection de la Jeunesse.

B. Si usager de 14 ans à 17ans :

  • l’usager lui-même ou,
  • les parents en cas d’incapacité intellectuelle ou,
  • tuteur(s)/curateur(s) ou,
  • Directeur de la Protection de la Jeunesse

ou

  • Proche parent de l’usager inapte.

C. Si usager de 18 ans et plus :

  • l’usager lui-même ou,
  • curateur ou représentant légal ou,
  • proche parent de l’usager inapte ou,
  • personne exécutant un mandat pour l’usager majeur inapte ou,
  • une personne qui démontre un intérêt particulier pour l’usager majeur inapte.

    **Le conjoint doit avoir le consentement écrit de l’usager pour avoir accès à de l’information.

Les frais

Copies : Les 20 premières pages (papier) sont gratuites. Des frais sont prévus à compter de la 21ième page. D’autres frais exigibles peuvent s’appliquer, selon la demande. SVP communiquer avec le service des archives.

Certificats

On peut se procurer un certificat de naissance ou de décès au
« Directeur de l’État Civil »,
2050, Bleury, Montréal, Qc, H3A 2J5
tél. : 514-864-3900 ou dans la ville de Québec tél. : 418-643-3900.
Site web :  etatcivil.gouv.qc.ca

N.B. L’hôpital peut fournir une attestation de décès.
Des frais sont exigés pour ce service.

Médecin de famille

Votre médecin de famille a besoin de votre autorisation pour avoir accès à votre dossier d’un des sites du CIUSSS. Cependant, s’il vous y réfère pour faire des analyses de laboratoires ou des examens radiologiques, les résultats lui sont envoyés de façon automatique.

Adoption

Légalement, nous ne pouvons vous identifier les parents naturels d’un usager qui a été adopté. Ces demandes doivent être envoyées aux Centres Jeunesses appropriés, secteur Adoption.

Décès

Après le décès d’un usager, l’information contenue au dossier médical devient moins accessible à cause de certaines lois. [4]

Corrections

Chaque usager qui trouve une erreur de fait sur une situation concrète dans son dossier peut demander par écrit une correction, et envoyer cette demande au service des Archives médicales, secteur Accès à l’information.[5],  [6]

Lecture du dossier par le patient (ou son représentant)

Il est possible, sur rendez-vous au service des archives médicales, de lire son propre dossier médical. Cette visite est gratuite.[7] Communiquez avec le service des archives médicales du site concerné pour la procédure à suivre.

Combien de temps un dossier demeure accessible?

Légalement, certaines parties du dossier restent toujours disponibles, même quand le dossier n’est plus actif ou que l’usager est décédé.

Accès refusé/demande de Révision [8], [9]

Voir les références ci-dessous. Ces lois sont disponibles aux Publications du Québec.

Fiche Info Santé

Notre CIUSSS est responsable de répondre aux demandes de la région de Montréal.
Celles-ci doivent être adressées à l’archiviste responsable du traitement de ces demandes, au no de télécopieur suivant : 514-380-5202 ou au no de téléphone suivant : 514-731-1386 poste 8484.

Accès au Registre de vaccination

Voir le  Registre de vaccination du Québec.

Carnet Santé Québec

Saviez- vous qu’en vous inscrivant au  Carnet de Santé Québec, vous pouvez avoir accès vous-mêmes à vos résultats de laboratoires, d’imagerie médicale et à la liste des médicaments inscrits à votre dossier en pharmacie ?


[1] Loi sur l’Accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, Article 42
[2] Loi sur l’Accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, Article 53
[3] Loi sur les services de santé et les services sociaux, Articles 12, 21, 22, 23
[4] Loi sur les services de santé et les services sociaux, Article 23
[5] Loi sur l’Accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, Article 89
[6] Code civil du Québec, Article 40
[7] Loi sur l’Accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, Articles 83, 84, 85
[8] Loi sur les services de santé et les services sociaux, Article 27
[9] Loi sur les services de santé et les services sociaux, Article 18

 

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